Sao lưu dữ liệu thủ công trong Windows

Sao lưu dữ liệu đối với những nhân viên kỹ thuật chuyên về IT hay người sử dụng
am tường về CNTT thì sẽ không có gì là khó. Nhưng, đâu sẽ là giải pháp cho
nhóm người dùng còn lại ?

Sau đây là các giải pháp sao lưu dữ liệu đơn giản cho
Windows:

1. Sao lưu dữ liệu thư mục My Documents

My Documents là thư mục mặc định của Windows để lưu trữ các tập
tin như Word, Excel cũng như nhiều chương trình khác nên mặc nhiên nó sẽ lưu trữ
nhiều dữ liệu quý giá. Do đó, hãy “nâng niu” My Documents và thường
xuyên chăm sóc nó. Dữ liệu cá nhân của bạn sẽ nằm trong đường dẫn
C:\\Documents and Settings\\Tên người dùng\\My Documents.
Tuỳ thuộc vào mỗi tài khoản trên máy tính mà người dùng sẽ có “Tên người dùng”
riêng biệt và một tài khoản chung là All Users (kể cả Administrator nếu
bạn có quyền quản trị trên máy tính đó). Chỉ cần truy xuất đến đường dẫn trên
bằng Windows Explorer và copy toàn bộ thông tin dữ liệu từ đó đến 1 nơi an toàn
như partition khác hay lên CD, USB Drive.

Theo kinh nghiệm sử dụng thì tốt nhất bạn nên chuyển vị trí mặc
định của thư mục My Documents sang partition khác theo cách sau:

– Mở Windows Explorer. Trong cây thư mục bên trái, phải
chuột lên My Documents, chọn Properties.

– Hộp thoại Properties xuất hiện, ta chọn Move để chuyển
vị trí mặc định của My Documents trên ổ C (hay ổ cài hệ điều hành) sang
partition khác tuỳ thích. Dung lượng partition đích đến phải còn nhiều hơn dung
lượng của My Documents.

2. Sao lưu email trong Outlook

Đa số người dùng Windows khi sử dụng sẽ dùng kèm luôn trình email
client là Microsoft Outlook (trong bộ Microsoft Office) hay Outlook Express có
sẵn trong Windows. Những email quan trọng có thể dễ dàng được sao lưu lại bằng
cách truy xuất đường dẫn: C:\\Documents and Settings\\<User
Name>\\\\Local Settings\\Application Data\\Microsoft\\Outlook đối
với người dùng Microsoft Outlook và C:\\Documents and
Settings\\<User Name>\\Application Data\\Microsoft\\Outlook
Express cho người dùng Outlook Express.

Lưu ý là bạn phải bỏ chế độ ẩn tập tin của Windows bằng cách vào
Tools – Folder Options trên thanh menu của Windows Explorer.
Chọn thẻ View, sau đó chọn “Show hidden files and folders” để hiển thị
các thư mục ở trên. Bạn nên sao lưu tất cả các tập tin bên trong thư mục ở trên,
thường là dạng *.PST và *.DBX. Để khôi phục
lại dữ liệu thì bạn chỉ cần chép đè lại với các tập tin đã sao lưu.

Dữ liệu của Outlook thường theo các dạng sau:

– (.pst) Personal Folder: những tập tin quan trọng nhất của
Outlook. Nó chứa đựng những thông tin về các thư mục của Outlook như Calendar,
Inbox, Tasks, Sent Items, Outbox, Delted Items và các thư mục do người dùng tạo
ra. Do Outlook lưu trữ những tập tin .pst từng phần khi hoạt động nên tốt nhất
là tắt Outlook đi trước khi sao lưu.
– (.ost) Offline Storage
– (.pab)
Personal Address Book
– (.rwz) Rules
– (.nick, .nk2) các tập tin Nickname
cho chức năng AutoComplete
– (.dat) Thiết lập Toolbar và menu
– (.fav)
Favorites cho Outlook bar
– (.htm, .rtf, .txt) AutoSignature
– (.oft) Tập
tin template

3. Sao lưu danh sách địa chỉ web yêu thích
(Favorites)

Để sao lưu danh sách favorites, chỉ cần truy xuất theo đường dẫn
C:\\Documents and Settings\\<Tên người
dùng>\\Favorites và sao chép các tập tin hay mở trình duyệt
Internet Explorer, trên thanh menu chọn File – Import and
Export. Trình wizard sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn sao lưu hay
khôi phục danh sách favorites từ tập tin đã sao lưu.

4. Danh sách SendTo

Danh sách SendTo là danh sách các địa điểm đích mà khi bạn chọn
một tập tin hay thư mục phải chuột và chọn Send To trên menu để chuyển
chúng đến. Truy xuất C:\\Documents and Settings\\<Tên người
dùng>\\SendTo. Tuy nhiên, thư mục SendTo có thuộc tính ẩn, do đó
cần phải cho xuất hiện theo cách ở trên.

5. Sao lưu thông tin trên desktop

Thường khi bị mất dữ liệu hay cài đặt lại Windows, người dùng
thường hay sao lưu các thiết lập và tập tin quan trọng nhưng lại bỏ quên
desktop. Có rất nhiều người dùng Windows vẫn có thói quen sao lưu các tập tin
hay thư mục ngay trên desktop để tiện việc truy xuất. Để sao lưu thông tin
desktop, ta truy xuất đến C:\\Documents and Settings\\<Tên người
dùng>\\Desktop.

6. Sao lưu Internet History

Đôi khi truy cập vào những website có thông tin hữu ích mà ta lại
quên địa chỉ website thì quả là đáng tiếc. Nhưng nếu bạn biết cách truy xuất đến
thư mục C:\\Documents and Settings\\<Tên người dùng>\\Local
Settings\\History. Thư mục này chứa đựng những thông tin truy cập
website theo ngày tháng.

7. Sao lưu thông tin người dùng

Việc sao lưu thông tin người dùng tưởng chừng phức tạp nhưng chỉ
cần vào thư mục C:\\Documents and Settings\\ sao lưu
các thư mục hiện tại.

8. Sao lưu Registry

Registry là
trái tim của Windows. Một cơ sở dữ liệu lưu trữ những thông số thiết lập của hệ
điều hành như cấu hình hệ thống, cấu hình phần cứng, các loại văn bản hay thiết
lập của các chương trình đã cài đặt … do đó, phải rất cẩn thận khi thay đổi, sửa
chửa những thông số trên hệ thống registry, một vài lỗi sai sót nhỏ có thể dẫn
đến việc hư hỏng cả hệ thống dẫn đến việc cài đặt lại hệ điều hành. Công việc
đầu tiên là phải sao lưu registry để bạn không phải tốn nhiều thời gian thiết
lập lại hệ thống theo ý muốn sau khi cài đặt mới Windows. Dữ liệu trong Registry
được lưu trữ theo kiểu cây thư mục của các giá trị khoá và tên. Dữ liệu được lưu
trữ trong các tập tin đặc trưng như dạng “tổ ong”: Security, System.alt,
Default, Sam, Software, System, Ntuser.dat và các tập tin khác.

Trong Windows XP, người dùng không thể sao lưu registry trong khi
hệ điều hành đang hoạt động. Những tập tin registry đã bị khoá và người dùng
không thể truy xuất đến chúng. Một cách thức để sao lưu registry là sử dụng chức
năng System Restore được kết hợp sẵn trong Windows XP hoặc dùng phần mềm từ các
hãng thứ ba. Ngoài ra, ta có thể dùng cách thức vào registry bằng cách gõ
“regedit” trong hộp thoại Start – Run và xuất (export) từng phần hay
toàn bộ registry trong khi Windows XP đang hoạt động.

Nếu có bất kỳ lỗi registry nào xuất hiện khi sử dụng, bạn có thể
dùng tập tin registry đã export để khôi phục lại từng phần hay toan bộ registry.
Tập tin sao lưu từ registry cũng như một tâp tin văn bản bình thường, có định
dạng .reg , khi cần khôi phục thì chỉ cần double click vào tập tin là hoàn
tất.

Sao lưu bằng phần mềm

Có hàng trăm phần mềm sao lưu từ “đầu đến chân” cho Windows được
rao bán đầy trên mạng Internet nhưng trong bài viết này, tôi muốn giới thiệu cho
các bạn những phương thức “thủ công” mà không phải thông qua các hãng thứ ba hay
tốn chi phí nên ta dùng ngay tiện ích từ chính Windows cung cấp. Tất nhiên tiện
ích này sẽ không làm hài lòng các người dùng đòi hỏi những yêu cầu cao nhưng nó
có thể là giải pháp hữu ích cho người mới tập sử dụng và có sẵn trong
Windows.

Tiện ích sao lưu của Windows có thể không được cài đặt theo mặc
định. Do đó, bạn cần cài đặt bằng cách sử dụng đĩa CD cài đặt của Windows, cho
vào ổ CD-Rom và truy xuất đến Valueadd\\msft\\tbackup ,
trong thư mục này, chạy tập tin Sau khi cài đặt, chuyển đến: Start -> All Programs
-> Accessories -> System Tools -> Backup. Trình wizard sẽ
xuất hiện, chọn lựa “Backup files and folders” rồi nhấn next. Ở hộp
thoại thứ 2 sẽ có nhiều tuỳ chọn hơn và bạn có thể chọn lựa theo ý mình. Bạn có
thể sao lưu Documents and Settings của mình hay tất cả người dùng trên
máy hoặc sao lưu toàn bộ nội dung của máy tính. Lựa chọn cuối cho phép bạn sao
lưu khả chuyển hơn, cho phép sao lưu các phần mà bạn lựa chọn.