e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng

Nếu đang có trong tay một quán ăn hay nhà hàng ăn nên
làm ra, bạn sẽ thấy vất vả khi phải quản lý lịch hẹn của khách. Phần
mềm e-Restaurant sẽ là trợ lý đắc lực của bạn với rất nhiều chức năng
như theo dõi giờ đặt chỗ, số người, số ghế…

Trước hết, người dùng vào đây
để tải bản dùng thử với dung lượng khoảng 7,7 MB. Sau khi cài đặt phần
mềm này, bạn với tư cách là nhà quản trị cần hình dung ra hệ thống nhà
hàng của mình để thiết lập lại những thông tin trong menu
Administration > Restaurant Configuration.

Theo mặc định, chương trình sẽ để Room là Restaurant
và các Meal là Lunch và Dinner. Nếu lấy ví dụ nhà hàng của bạn phục vụ
cả ngày thì nên xóa toàn bộ room và meal mặc định (bằng nút Delete Room
và Delete Meal) để thiết lập các thông tin mới như sau:

Tại cửa sổ e-Restaurant Configuration > Room, nhấn
vào Add Room để tạo mới An sang, An trua và An toi. Tiếp theo, nhấn vào
mục Meals > Add Meal để thêm các món ăn cụ thể cho từng room vừa
tạo. Với mỗi món ăn bạn có thể đặt giờ, bàn, số người có thể phục vụ
vào những mục tương ứng.

Tạo các meal cụ thể cho từng room. Ảnh chụp màn hình.

Sau khi hoàn thành việc nhập các món ăn, bạn sẽ đặt
quyền truy cập vào phần mềm này cho những nhân viên có nhiệm vụ. Vào
menu Administration > System Users > Add New User để nhập tài
khoản mới với quyền hạn chế. Thường thì bạn chỉ nên đặt quyền thêm danh
sách cho họ để tránh bị mất cơ sở dữ liệu. Mỗi người vào phần mềm này
nên có một mật khẩu riêng, thiết lập bằng nút Reser Password (mật khẩu
mặc định ban đầu là không có gì, chỉ cần nhấn Enter hoặc Log in để vào).

Đặt quyền hạn cho nhân viên. Ảnh chụp màn hình.

Thông thường, khi đặt chỗ, khách có thể xác nhận chắc
chắn hoặc không. Lúc này, bạn nên đặt các trạng thái đó rõ ràng để dễ
quản lý. Trên thanh menu, vào Configuration > Reservation Status
List. Một bảng nhỏ hiện ra, bạn có thể chỉnh sửa tùy ý các trạng thái
bằng tiếng Việt và màu sắc khác, ví dụ thay Confirm bằng Xac nhan.

Chỉnh sửa trạng thái đặt chỗ của khách. Ảnh chụp màn hình.

Sau đó, với tư cách là một nhân viên, bạn làm công
việc chính là thêm danh sách đặt chỗ. Khi có người gọi tới, trên thanh
công cụ, bạn vào Reservation > New Reservation. Nếu là khách quen,
bạn bấm vào mục Find để nhập tên. Chức năng tìm kiếm ở phần mềm này khá
tốt vì khi bạn nhập một chữ cái là cả danh sách hiện ngay ra ở cửa sổ
bên dưới. Nhân viên chỉ cần bấm vào tên tương ứng rồi chọn OK. Các cài
đặt tìm kiếm khá đa dạng như theo trường tên, công ty, địa chỉ hay
thành phố…; mục contains trả kết quả là mọi từ chứa từ khóa đã gõ dù
từ khóa này nằm ở bất kỳ đâu, mục begins with trả kết quả là từ bắt đầu
bằng chữ cái hoặc từ vừa gõ…

Tìm kiếm khách cũ trong e-Restaurant rất dễ dàng. Ảnh chụp màn hình.

Nếu là khách mới, bạn bấm vào New và nhập thông tin
tại ô Title (gồm Mr, Ms, Mrs, Dr), nhập tên khách tại ô Contact và điện
thoại tại Telephone hoặc Mobile. Nếu cần ghi chú, nhấp vào thẻ Extra
Details để nhập thông tin vào Reservation Notes. Khi xong, nhấn Save
& Close. Trở lại cửa sổ Reservation, chọn room, meal, ngày, giờ, số
người, số bàn, trạng thái cho khách theo cài đặt trước của người quản
lý. Khi xong, nhấn Save & Close.

Đặt chỗ cho khách. Ảnh chụp màn hình.

Trở lại màn hình chính, bạn có thể xem danh sách đặt
chỗ với các thông tin khá rõ ràng về thời gian ăn, số người (mục
Covers), bàn số mấy (Table), trạng thái xác nhận, không chắc chắn,
không đến hay hủy bỏ và nội dung ghi chú của từng khách sẽ hiện ra khi
bạn rê chuột tới gần.

Xem thông tin về khách hàng. Ảnh chụp màn hình.

Trên cửa sổ chính này, các room được phân bố theo
chiều ngang. Chỉ cần nhấn vào từng room, bạn có thể theo dõi số lượng
khách đặt chỗ cho từng meal hoặc tất cả (all meals).

Xem danh sách khách hàng đặt chỗ theo room và meal. Ảnh chụp màn hình.

Ngoài ra, phần mềm này còn có một số chức năng khác
để khai thác như vẽ sơ đồ nhà hàng cho khách chọn, in ấn danh sách để
báo cáo cho người quản lý… Hạn chế của chương trình là không có chức
năng thống kê số meal nên nhân viên thường phải dùng thêm mục
Reservation Notes để làm việc này và thông báo cho nhà bếp.

T.H.

e-Restaurant quản lý đặt chỗ tại nhà hàng’]